Правила поведения сотрудников в социальных сетях

Интернет используется не только для поиска информации и развлечений — он стал неотъемлемой частью работы. Любая современная организация имеет свой сайт и ведет социальные сети, так как здесь есть их потенциальные клиенты, партнеры, инвесторы. Чем масштабнее компания, тем больше внимания привлекают ее сотрудники. И их соцсети становятся такой же важной частью имиджа фирмы, как и корпоративные сайты.

Почему контроль социальных сетей сотрудников актуален для работодателей?

Открытость и доступность Интернета открывает новые возможности для диалога с участниками рынка. Но одновременно это несет риски профессионального характера. Аккаунт сотрудника — составная часть репутации компании. И между личным и публичным приходится проводить грань.

То, что пользователь социальной сети выставляет в своем аккаунте, быстро становится достоянием общественности. Информация может использоваться конкурентами как способ репутационной атаки, а слова представителя воспринимаются людьми как отображение всей философии бренда. Именно поэтому крупные компании уже сейчас создают четкие правила поведения сотрудников в социальных сетях. В них отображается:

Основная цель — регламентировать активность сотрудников в социальных сетях, так как это влияет на имидж всей организации.

Например, компания Intel разработала такой свод правил еще в 2008 году. Это инструкция, которой должны руководствоваться все сотрудники фирмы, независимо от страны проживания.

В начале 2000-ых у авиакомпании «Аэрофлот» случилась ситуация, которая могла нанести ущерб бренду. Одна из бортпроводниц выложила пост ВКонтакте, где за спинами пассажиров показывала им поднятый средний палец. Сама компания об этом не знала до тех пор, пока изображение не опубликовал в своем Твиттере известный блогер и не привлек внимание общественности. Девушку уволили, и компании пришлось приносить извинения.

Чтобы не допускать таких ситуаций, нужно создавать собственный регламент поведения в социальных сетях.

Рекомендации по составлению свода правил

В этом вопросе не существует пунктов, которые контролируются законом. Все формируется, исходя из личного мнения руководства, поэтому перечень правил отличается у разных компаний.

Однако прослеживается и схожесть между ними:

Рассмотрим основные из них.

Публикации должны соответствовать должности и философии бренда

Если на обновления сотрудника подписаны коллеги, клиенты или партнеры организации, в которой он работает, на нем лежит ответственность за публикуемый контент. Например, фотографии в купальниках, нижнем белье или в состоянии опьянения лучше оставить для личного архива.

Также нельзя обсуждать в социальных сетях своих клиентов (если это не кейс). Злые, раздражительные высказывания в сторону заказчиков вызывают отторжение у потенциальных клиентов и часто становятся причиной конфликтов.

Не использовать компрометирующую информацию

Все, что однажды опубликовали в Интернете, остается там навсегда. Особенно, если у сотрудника большая аудитория. Случайно выставленные фото или написанные сгоряча комментарии недостаточно просто удалить, так как их за короткое время заметят, сделают скриншоты и начнут обсуждать.

Поэтому сотрудникам важно фильтровать то, чем они делятся с аудиторией. Порекомендуйте им задавать перед публикацией вопрос: «Что будет, если завтра этот снимок расклеят на билбордах?». Когда содержимое фото или поста смущает, лучше его оставить в архиве.

Не принимать участие в спорах

Острые темы вызывают активные обсуждения, часто перерастающие в конфликты. В таких диалогах не редкость оскорбления и неосторожные высказывания. Личное мнение сотрудника могут отождествлять с позицией компании, поэтому формулировки нужно тщательно продумать. Недопустимы фразы, способные задеть, унизить или обидеть собеседника.

Многие компании просят персонал не поднимать в публикациях спорные темы, например:

А также не публиковать контент, как-то задевающий эти вопросы.

Осторожно относиться к информации о работе

В открытом пространстве не рекомендуется обсуждать новые разработки, конкретные суммы, планы компании и другие коммерческие вопросы. Нельзя публиковать фото или скриншоты служебных документов. Если снимок сделан на работе, нужно проследить, чтобы на него не попало содержимое экранов компьютеров других сотрудников офиса.

В публикациях недопустимо использовать персональные данные клиентов, если они не давали согласие. Также лучше сразу сказать сотрудникам, что публиковать информацию о внутренних мероприятиях нельзя (презентации, корпоративы).

Признавать ошибки

Если сотрудник донес информацию некорректно, непреднамеренно исказил факт или ошибся, лучший выход — принести извинения. Подписчикам нужно еще раз объяснить свою позицию. Текст или фото стоит удалить, но обязательно уведомив об этом читателей.

Оправдываться, искать виноватых и игнорировать ситуацию не рекомендуется — это лишь увеличит конфликт.

Публиковать информацию о компании в нейтральном тоне

Каждый человек имеет право на свое мнение, как позитивное, так и негативное. Однако, пока он является сотрудником серьезной компании, лучше воздерживаться от критических замечаний в адрес клиентов, коллег или работодателей. Если человека сильно беспокоит определенная ситуация, ему стоит высказаться в рамках служебной переписки внутри компании.

То же самое касается и других ситуаций. Слишком категоричное высказывание может вызвать негодование общественности и косвенно повлиять на репутацию компании.

Как защитить репутацию компании и не нарушить личные границы

Естественно, компания не может контролировать каждый пост, выставленный сотрудником, и не имеет права ограничивать его свободу слова. На рабочем месте также нет смысла запрещать пользоваться социальными сетями. Не имея возможности сделать это с корпоративного компьютера, работник зайдет в аккаунт с телефона или планшета. Более того, такие запреты обижают сотрудников и плохо сказываются на их производительности. Они чувствуют давление и недоверие руководства, что формирует негативное отношение к нему.

Поэтому лучший выход из ситуации:

Тогда человек сам делает выбор, готов ли он придерживаться правил.

Можно ли уволить человека за мнение

Большинство компаний предупреждают своих сотрудников сразу: если они отказываются следовать внутреннему кодексу, это приводит к дисциплинарным взысканиям или увольнению. Последствия зависят от того, насколько большой ущерб был нанесен репутации бизнеса. Часто основной причиной для увольнения становятся:

Любая форма несоблюдения профессионального этикета может стать причиной увольнения. Сотрудник должен узнать об этом от работодателя заранее.

Есть два варианта обезопасить себя от утечки конфиденциальной информации:

Тогда сотрудник будет нести юридическую ответственность.

Заключение

Правила поведения сотрудников в социальных сетях необходимы крупным компаниям и известным брендам. Это актуально для организаций, целевая аудитория которых много времени проводит на платформах Facebook, Instagram, ВКонтакте и других. Правила нужны, чтобы:

Если неосторожное поведение персонала в социальных сетях оказало негативное влияние на вашу репутацию, обращайтесь в AMDG. Мы проведем мониторинг упоминаний, чтобы узнать, что говорят о вас в Интернете разные пользователи, в том числе и сотрудники вашей компании. Также мы работаем с репутацией российских и зарубежных компаний в сети с 2013 года и оказываем полную юридическую поддержку бренда.